Bron: PWnet.nl
Als werkgever kunt u de studiekosten van uw werknemers onbelast vergoeden. Van belang is dat u de afspraken hierover goed op papier zet. Daarbij is het maken van een duidelijke terugbetalingsafspraak een aanrader, bijvoorbeeld door het vastleggen van een studiekostenregeling of -beding.
U kunt als werkgever onbelast de kosten vergoeden van studies die uw medewerkers volgen. Voor dergelijke kosten bestaat een gerichte fiscale vrijstelling binnen de werkkostenregeling. Dat betekent dat de studievergoedingen niet ten koste gaan van uw vrije ruimte. De vrije ruimte is de fiscale ruimte die u heeft voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Met een goede (bij)scholing van uw personeel houdt u de kwaliteit van uw diensten of producten op peil en bent u een aantrekkelijke werkgever voor bestaande en nieuwe medewerkers.
Voorwaarden studiekosten
Voor de vrijstelling voor studiekosten gelden drie voorwaarden. Ten eerste mogen de kosten niet al door een ander worden vergoed. Daarnaast is de opleiding gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst. Op de derde plaats heeft u de vergoeding toegezegd of verstrekt voor het einde van het kalenderjaar waarin uw medewerker de studiekosten maakt.
Vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen
Bij de studiekosten die u onbelast aan uw medewerkers kunt vergoeden, kunt u denken aan lesgelden, kosten van studieboeken en andere leermiddelen en reiskosten voor lesbezoek. Een vergoeding voor een studeerruimte en de inrichting daarvan valt wel onder de loonbelasting, behalve als het om arbovoorzieningen gaat.
Studieafspraken met werknemer
Vanwege de vaak hoge kosten van een studie ligt het voor de hand dat u voor het begin van de studie een overeenkomst (beding) afsluit met de werknemer. Het is belangrijk hoe u zo’n studieovereenkomst formuleert. U kunt kiezen tussen een algemene studiekostenregeling in de arbeidsovereenkomst of een aparte studieovereenkomst per opleiding. Juridisch staat u met een uitgebreide studieovereenkomst per opleiding sterker.
Terugbetalingsregeling
Daarnaast kunt u in de studieovereenkomst een terugbetalingsregeling afspreken. Hiermee krijgt u uw investeringen (deels) terug als de werknemer de studie voortijdig beëindigt of binnen een bepaalde periode na de studie uw organisatie verlaat. Het is van belang dat u het terug te betalen bedrag en de terugbetalingsperiode op een juiste wijze omschrijft. De werknemer kan het door hem aan u terugbetaalde bedrag als scholingsuitgaven aftrekken in zijn aangifte inkomstenbelasting. Uw fiscale vrijstelling blijft overigens gelden als de werknemer de vergoeding voor studiekosten aan u terugbetaalt.
Verplichtingen in cao
In een cao voor uw branche kunnen afspraken staan over het rechten op scholing van uw werknemers en een eventuele vergoeding door uw als werkgever. Daarnaast kan een cao ook aangeven dat de werknemers verplicht is om zichzelf bij te scholen. Kijk welke bepalingen uw cao hier precies over bevat.
Individuele leerrekening
Vergoedt u de studiekosten van uw medewerkers niet of gedeeltelijk dan kunnen zij deze ook (deels) aftrekken in hun aangifte inkomstenbelasting. Hiervoor geldt alleen nog maar in 2018 een fiscaal drempelbedrag van 250 euro en een bovengrens voor de aftrek van 15.000 euro. Het nieuwe kabinet wil deze individuele studiekostenaftrek vervangen door een individuele leerrekening. De studiekostenaftrek wordt in 2019 afgeschaft. De reden is dat werkenden vaak te weinig doen aan bijscholing. De individuele leerrekening moet werkenden, vooral lager opgeleiden en ouderen, stimuleren om zich tijdens hun loopbaan bij te scholen en zich te blijven ontwikkelen. Verder wil het kabinet de mogelijkheden verruimen voor werkgevers om investeringskosten in de inzetbaarheid van hun werknemers te minderen op de transitievergoeding.
Nog veel meer lezen over loonkostenvoordelen? Download dan het e-book Wegwijs in Arbeidsvoorwaarden